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企業(yè)數字化轉型——數字化采購如何給企業(yè)降本?

作者:春正發(fā)表日期:2023-05-16閱讀量:14979

       數字化采購最近幾年比較熱門(mén),上到國家制定的一系列政策,下到很多企業(yè)摸索、研究數字化轉型,已經(jīng)形成了一種很明顯的趨勢。

        企業(yè)進(jìn)行數字化轉型,除了迎合數字化時(shí)代的大趨勢之外,實(shí)現降本是一個(gè)很核心的原因。

        從整個(gè)經(jīng)濟大環(huán)境上來(lái)看,行業(yè)的競爭普遍在加劇,由于中美貿易戰和疫情影響,很多企業(yè)自身的營(yíng)收出現了一定的下滑;另一方面,當前人工成本和原材料成本的上升,也對企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)成本造成了壓力。所以通過(guò)數字化的手段,來(lái)實(shí)現采購成本的降低,就是一件迫在眉睫的事情。

       

        首先我們定義一下,數字化采購的含義是什么?

 

        麥肯錫對于數字化采購的定義是:供應商和商業(yè)用戶(hù)通過(guò)大數據分析、流程自動(dòng)化和全新協(xié)作模型,提升采購智能效率,大幅降低成本,從而實(shí)現更快捷、更透明的可持續采購。

        德勤對于數字化采購的定義是:是指通過(guò)應用人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、機器人流程自動(dòng)化和云端協(xié)作網(wǎng)絡(luò )等技術(shù),打造可預測戰略尋源、自動(dòng)化采購執行與前瞻性供應商管理,從而實(shí)現降本增效,顯著(zhù)降低合規風(fēng)險,將采購部門(mén)打造成企業(yè)新的價(jià)值創(chuàng )造中心。

        以上兩個(gè)定義,都包含了數字化采購所具備的幾個(gè)要素:流程自動(dòng)化,供應鏈協(xié)作,大數據分析,這也是企業(yè)在進(jìn)行采購數字化轉型時(shí),需要重點(diǎn)關(guān)注的幾個(gè)方面。當前企業(yè)都處在采購發(fā)展的不同階段,有些企業(yè)的采購流程相對比較初級,還未做到自動(dòng)化和信息化,存在很多線(xiàn)下和人工操作的步驟;而有些企業(yè)流程做到了線(xiàn)上化,但是還缺乏對于數據的精細化管理,沒(méi)有做到用數據來(lái)引領(lǐng)決策,拓展企業(yè)的業(yè)務(wù)邊界。我們見(jiàn)到一些行業(yè)內做得比較領(lǐng)先的企業(yè),已經(jīng)不只是把數字化作為采購提高效率、降低成本的一種方式,而是通過(guò)數字化引領(lǐng)業(yè)務(wù)模式變革,組織變革,創(chuàng )造出新的營(yíng)收增長(cháng)點(diǎn)。

 

        接著(zhù)再來(lái)探討,數字化采購具體是如何實(shí)現幫助企業(yè)降本的。降本可以分為顯性降本和隱性降本。顯性指的是采購價(jià)格降低,給企業(yè)帶來(lái)的直接降本;隱性指的是流程和時(shí)間成本,以及先進(jìn)的采購模式給企業(yè)在行業(yè)中帶來(lái)更好的品牌效應。

        本文重點(diǎn)講述數字化采購給企業(yè)帶來(lái)的顯性降本。

 

        1. 物料價(jià)格成本的降低

        首先,數字化采購能帶來(lái)的直接好處是物料價(jià)格的下降。這里面有幾層原因:

        一是采購流程透明度提高后,原來(lái)采購中一些不透明和不規范的現象會(huì )得到有效的限制。當然并非是完全杜絕,但是會(huì )比原先傳統模式進(jìn)步很多;

        二是多家供應商集成到同一平臺后,更加方便用戶(hù)和采購人員去實(shí)時(shí)進(jìn)行比價(jià),選擇價(jià)格更低的供應商;

        三是隨著(zhù)工業(yè)品電商的成長(cháng),很多工業(yè)品有了一個(gè)相對公允的價(jià)格標準。這個(gè)價(jià)格標準就可以作為采購時(shí)的價(jià)格參考,實(shí)際采購時(shí)不會(huì )產(chǎn)生過(guò)大的偏差,這也進(jìn)一步增強了價(jià)格的透明度。

 

        2. 物料整合,簡(jiǎn)化優(yōu)化

        物料標準化是數字化采購非常重要的一環(huán),也是前提條件。

        物料是采購的基礎與核心,所有的采購行為都是圍繞著(zhù)物料產(chǎn)生的。終端使用者對物料的定義和需求,采購對于物料價(jià)格和交期的判斷,供應商對于物料的交付和售后,都是以物料為核心。所以是否能實(shí)現對于物料的清晰明確的定義,決定了多方在信息傳遞與溝通上是否能夠做到快速高效。

        通過(guò)物料的整合、簡(jiǎn)化和替代,原先多種物料,現在可能只需要采用一種物料即可替代。當采購員不需要去采購大量繁雜的物料時(shí),可以將時(shí)間精力放在少量物料的供應鏈的優(yōu)化上,去尋找更多供應渠道,拿到更低的價(jià)格,和更好的質(zhì)量。

        物料梳理是所有企業(yè)都想要做的一件事,也是非常耗時(shí)耗力的一件事。在傳統采購模式中,想要做物料梳理是非常困難的,幾乎只能依靠人力的方式來(lái)整理?,F在隨著(zhù)一些新技術(shù)的出現,例如AI工具,可以將原先一大部分的人工工作,通過(guò)AI算法自動(dòng)實(shí)現,人工核對作為補充進(jìn)行查漏補缺,大大提升了物料梳理的效率和準確性。

        另一方面,物料的簡(jiǎn)化帶來(lái)的是供應商議價(jià)能力提高。簡(jiǎn)化后一個(gè)直接的效應是單種物料的采購量的提升,形成集中采購,帶來(lái)的是對于供應商議價(jià)能力的提高。

        大部分供應商對于客戶(hù)都會(huì )采用階梯價(jià)的形式,采購金額越高,所能獲得的折扣也就越大。當金額到達一定范圍,企業(yè)也可以通過(guò)招投標的方式,代替原先零散采購的方式,從而引入多家供應商形成競爭關(guān)系,進(jìn)一步降低采購價(jià)格。

        同時(shí),隨著(zhù)企業(yè)和供應商合作金額的加大,有利于雙方形成更深層次的合作,提升為戰略合作伙伴,隨之帶來(lái)的是供應鏈的穩定,和賬期的延長(cháng),降低企業(yè)的資金成本。

 

        3. 處理呆滯庫存,減少庫存

        一些數字化道路上走在前列的企業(yè),例如一些大型的集團性企業(yè),已經(jīng)開(kāi)始用數字化的手段來(lái)處理自己的呆滯庫存;并通過(guò)一些新的管理辦法,減少備貨,實(shí)現企業(yè)的零庫存。

        處理呆滯庫存的一種方式是,企業(yè)會(huì )在自己的商城上開(kāi)放庫存專(zhuān)區,用來(lái)銷(xiāo)售倉庫內庫齡較長(cháng)的物料。專(zhuān)區會(huì )開(kāi)放給下屬分子公司,甚至是同行業(yè)的其他公司進(jìn)行采購。這部分物料由于事先已經(jīng)進(jìn)行過(guò)出入庫管理,在產(chǎn)品真偽和質(zhì)量上能夠得到保障;同時(shí)由于呆滯的屬性,在價(jià)格上也會(huì )更加低廉,對于采購方來(lái)說(shuō)是一個(gè)不錯的供應渠道。這種類(lèi)似于C端的二手商品處理方式,能有效地提升庫存流轉效率。

        另一方面,企業(yè)可以采取聯(lián)合庫存的方式,將企業(yè)和供應商的庫存進(jìn)行打通。一個(gè)比較典型的操作方式是,企業(yè)提供庫存場(chǎng)所,例如現場(chǎng)倉庫或者智能倉儲柜,由供應商進(jìn)行備貨,甚至直接進(jìn)行物料管理。對于企業(yè)來(lái)說(shuō),能夠減少自身的庫存,一定程度上實(shí)現零庫存,減少備貨成本;對于供應商來(lái)說(shuō),也能夠針對企業(yè)的生產(chǎn)需求,更有針對性地提供物料,減少運輸成本,更好更高效地為企業(yè)提供服務(wù)。

 

        4. 核心數據的沉淀

        數字化和信息化的區別在于,通過(guò)沉淀商品數據,供應商數據,交易數據,能夠為供應鏈的優(yōu)化,和未來(lái)的采購預測提供堅實(shí)的數據基礎。

        商品的數據屬于主數據的范疇,對于商品的管理不僅僅是記錄商品名稱(chēng),而是通過(guò)多維度進(jìn)行管理,例如商品的品類(lèi)分類(lèi)、品牌、命名規范、供應渠道、歷史采購價(jià)格、商品特定屬性等,都有必要做到詳細的規范記錄。

        供應商數據為供應商管理提供數據基礎,可以針對供應商提供的商品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、交付周期等多個(gè)維度進(jìn)行分析,定期對供應商進(jìn)行考核,鼓勵嘉獎優(yōu)質(zhì)供應商,警告清退違規供應商;對供應商進(jìn)行分層管理,優(yōu)化供應鏈,提升供應鏈的穩定和競爭力。

        交易數據記錄了企業(yè)的所有物料采購需求。通過(guò)對交易數據的分析,一是可以有效地提升交易的透明度,減少違規現象;二是可以對歷史采購數據進(jìn)行分析,清晰了解企業(yè)在不同時(shí)間,不同生成階段對于物料的具體需求,有利于未來(lái)統籌規劃,進(jìn)行采購預測,提升采購的計劃性。

 

        最后,值得一提的是,數字化采購不光可以幫企業(yè)降本,同樣也可以幫企業(yè)“創(chuàng )收”。企業(yè)內部采購平臺可以成為新的業(yè)務(wù)增長(cháng)點(diǎn)。傳統采購承接內部的采購需求,是“花錢(qián)的部門(mén)”。目前一種新的模式是,將企業(yè)內部采購平臺獨立出來(lái),通過(guò)整合平臺的供應資源,提供給有采購需求的外部公司,從一個(gè)面向內部的采購工具,轉化為對外的公開(kāi)采購平臺。這種身份的轉變,使得采購部門(mén)可以通過(guò)平臺的運營(yíng),產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)增長(cháng)點(diǎn),為企業(yè)創(chuàng )造新的營(yíng)收和業(yè)務(wù)價(jià)值。

        綜合以上,數字化采購可以從多個(gè)方面幫助企業(yè)實(shí)現降低成本,提高采購效率,真正意義上實(shí)現企業(yè)采購的合規、透明、高效。數字化采購已經(jīng)越來(lái)越成為主流趨勢,率先邁向數字化的企業(yè),才能在未來(lái)的發(fā)展中搶得先機。

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